Büroservice
Angebote, bei denen nachgehakt werden muss, Rechnungen, die abzugleichen sind, Post, die sich stapelt: Diese Arbeit ist wichtig, hält Sie aber von Ihren Kunden fern. Wir übernehmen sie – von einigen Tagen im Monat bis zu einigen Tagen pro Woche, remote oder in Ihren Räumen. Und wenn eine Aufgabe zu oft wiederkehrt, schlagen wir Ihnen vor, sie zu automatisieren.
Ab 350 € netto pro halben Tag
Für wen?
Bauwesen
Nachverfolgung von Angeboten, Abschlagsrechnungen und Subunternehmern, Mahnwesen.
Industrie
Dashboards, Lieferantenüberwachung, Abgleich von Bestellungen und Lieferungen.
Gesundheitswesen
Administrative Organisation der Praxis und Ablage, unter strikter Wahrung der ärztlichen Schweigepflicht und der DSGVO.
Recht
Post, Ablage, Honorarabrechnung und Mahnungen für Kanzleien und Notariate – absolut vertraulich.
Restaurants
Lieferantenrechnungen, Spesenabrechnungen, Steuererklärungen und Betreuung von Dienstleistern.
Unsere Leistungen
Verwaltung
- Briefe, Protokolle und Formulare
- Verschiedene Meldungen: Versicherungen, Steuern, Behörden
- Erfassung und Formatierung von Word- und PowerPoint-Dokumenten
- Sortieren der eingehenden Post und Vorbereitung der Antworten
- Kündigung von Abonnements und Schließung von Konten
- Pressearbeit und Interviews
Budgetverwaltung
- Dashboards in Excel
- Überwachung von Budgets, Einnahmen und Ausgaben
- Spesenabrechnungen
- Rechnungsverfolgung und Mahnungen, Zahlungsüberwachung
- Abgleich von Rechnungen und Lieferscheinen
- Optimierung der Betriebskosten
- Übermittlung der Belege an Ihren Steuerberater und Hilfe bei der Umsatzsteuererklärung
- Bearbeitung von Kundenreklamationen
Aktenbearbeitung
- Digitalisierung, Ablage und Archivierung
- Ein auf Ihre Organisation abgestimmter Ablageplan
- Aufräumen und Organisieren Ihres Postfachs
- Serienbriefe: Recherche und Prüfung der Adressen
- Kuvertierung, Adressierung und Frankierung
- E-Mail-Signatur, anpassbar an Ihre Events
Technische Betreuung
- Suche nach Dienstleistern und Handwerkern
- Einholen und Vergleichen von Angeboten
- Preisverhandlungen
- Bauüberwachung, bei Bedarf auch vor Ort
- Schnelle Reaktion im Notfall
Übersetzung
Ihre Website, Broschüren, Präsentationen und E-Mails in der Sprache Ihrer Kunden. Wir übersetzen aus dem Französischen ins Englische und Deutsche und passen den Ton an jeden Markt an – in Frankreich, der Schweiz und Deutschland.
- Websites, Produktdatenblätter und Vertriebsunterlagen
- Präsentationen, Geschäftsbriefe und E-Mails
- Korrektur und Anpassung bereits übersetzter Texte
Wiederkehrende Aufgaben automatisieren
Zahlungserinnerungen, Ablage von Belegen, Protokolle: Viele Aufgaben lassen sich an Tools und KI-Agenten übertragen. Wir zeigen Ihnen, welche, richten sie ein und schulen Ihre Teams.
E-Rechnung und KI-Verwaltungsagent
Ein Dialogagent auf Basis eines großen Sprachmodells (LLM), von uns entwickelt, programmiert und gewartet, der ein einfaches, per Telegram gesendetes Foto in einen Beleg in Ihrer Rechnungssoftware verwandelt. Ihr Team muss keine neue App lernen.
- Telegram-Schnittstelle: eigener Bot (Telegram Bot API), Empfang von Fotos und PDFs per Webhook oder Long Polling
- Belegerfassung: OCR und strukturierte Extraktion mit einem multimodalen Modell (Lieferant, Datum, Netto-, MwSt.- und Bruttobeträge, Belegnummer), mit Plausibilitätsprüfung der Summen
- Normalisierung und Abgleich: Kategorisierung, Dublettenerkennung, Abgleich mit Ihren Lieferanten und fortlaufende Nummerierung
- Integration: Erfassung in Ihrer Rechnungssoftware über deren API, zum Beispiel Abby
- OpenRouter-Gateway: Wahl des Modells, nutzungsbasierte Abrechnung über Ihr eigenes Konto, von Ihnen festgelegtes Ausgabenlimit
- Französische E-Rechnungsreform: Empfangspflicht seit dem 1. September 2026; Ausstellung und E-Reporting ab dem 1. September 2027 für KMU und Kleinstunternehmen. Wir helfen Ihnen, mit Ihrem Softwareanbieter und Ihrem Steuerberater die zugelassene Plattform (PA) zu wählen und die strukturierten Formate Factur-X, UBL und CII zu nutzen
- Isolierte Infrastruktur: ein eigener Linux-VPS (virtueller privater Server) pro Kunde, auf den Namen des Kunden, getrennt von seiner Website (Abschottung, reduzierte Angriffsfläche)
- Sicherheit: API-Schlüssel und Zugänge in einem Passwortmanager, bei der Übergabe an den Kunden ausgehändigt
Installation und Programmierung aus der Ferne, auf Anfrage. Die Modellnutzung wird direkt von OpenRouter abgerechnet. Ein optionaler Zwischenstand alle sechs Monate, per Videocall oder vor Ort, dient der Bilanz der Nutzung und der Feinabstimmung des Agenten.