Prozesse schaffen und Ihren Geschäftsalltag vereinfachen

Angebote, die zu spät rausgehen, Informationen, die zwischen zwei Kollegen verloren gehen, Aufgaben, die doppelt erledigt werden… In vielen Unternehmen fehlt es nicht an Kompetenz, sondern an klaren Prozessen. Ein Prozess ist einfach die Art, wie eine Arbeit erledigt wird, ein für alle Mal schriftlich festgehalten.

Warum Prozesse festlegen?

• Zeit sparen: Man erfindet das Rad nicht jedes Mal neu.
• Fehler reduzieren: Alle wissen, was zu tun ist, in welcher Reihenfolge und mit welchen Tools.
• Qualität sichern: Ihre Kunden erhalten dasselbe Serviceniveau, egal wer sich um sie kümmert.
• Abwesenheiten und Neuzugänge erleichtern: Neue Mitarbeitende sind viel schneller einsatzbereit.
• Die Automatisierung vorbereiten: Automatisieren lässt sich nur, was klar definiert ist.

Die Methode in fünf Schritten

1. Wiederkehrende Aufgaben auflisten

Begrüßung eines neuen Kunden, Angebote, Rechnungsstellung, Mahnungen, Beiträge in sozialen Netzwerken, Datensicherungen… Ermitteln Sie die Aufgaben, die jede Woche oder jeden Monat anfallen.

2. Den aktuellen Ablauf beschreiben

Notieren Sie für jede Aufgabe die Schritte, die verantwortliche Person, die genutzten Tools und den Zeitaufwand. Oft entdeckt man genau dabei Doppelarbeit und Zeitverluste.

3. Vereinfachen

Streichen Sie unnötige Schritte, fassen Sie zusammen, was sich zusammenfassen lässt, und erstellen Sie Vorlagen (E-Mails, Angebote, Verträge, Visuals).

4. Automatisieren, was sich automatisieren lässt

Zahlungserinnerungen, Antworten auf einfache Anfragen, geplante Veröffentlichungen, Ablage von Dokumenten, automatische Sicherungen Ihrer Daten und Ihrer Website auf einem externen Server: Viele Aufgaben lassen sich heute Tools übertragen, und zunehmend auch KI-Assistenten.

5. Teilen und verbessern

Fassen Sie Ihre Prozesse in einem einfachen Dokument zusammen, das dem ganzen Team zugänglich ist, und überarbeiten Sie sie regelmäßig: Ein lebendiger Prozess wird mit der Erfahrung besser.

Ein konkretes Beispiel

Eine Anfrage geht über das Formular der Website ein. Sie wird automatisch in Ihrer Kundendatei erfasst, innerhalb einer Minute geht eine persönliche Eingangsbestätigung hinaus, für die zuständige Person wird eine Erinnerung zum Angebot erstellt, und bleibt das Angebot zehn Tage unbeantwortet, wird eine höfliche Nachfrage verschickt. Niemand musste daran denken, und kein Interessent wird vergessen.

Wir begleiten Sie

Wir helfen kleinen und mittleren Unternehmen, ihre Prozesse zu erfassen, zu vereinfachen und anschließend wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren, auch mit Werkzeugen der künstlichen Intelligenz, damit Sie Ihre Zeit dem widmen können, was wirklich zählt: Ihren Kunden.